Das elektrische Licht wurde in den 1870er-Jahren erfunden und die ersten Kraftwerke zur Stromerzeugung waren bereits Anfang der 1880er in Betrieb. Doch im Jahr 1900 wurden nur 5 % der Fabrikanlagen mit Elektromotoren angetrieben. Erst in den 1920ern fanden elektrische Technologien breite Anwendung – fast 50 Jahre nach ihrer Erfindung.
Der Grund für diese lange Verzögerung war eher psychologischer als technologischer Natur. Die Fließbänder in den Fabriken wurden damals von Dampfmaschinen angetrieben, deren Energie über lange Lederriemen mit vielen Windungen auf die Produktionsanlagen übertragen wurde. Fabrikeigentümer versprachen sich keinen klaren Vorteil von ihrer Elektrifizierung. Erst als Fabriken so umgebaut wurden, dass kein zentralisierter Antrieb mehr erforderlich war, erfolgte der Umstieg auf Elektromotoren – und die Produktivität stieg auf ein Rekordniveau.
„In den alten Fabriken gaben Dampfmaschinen das Tempo vor. In den neuen Fabriken konnten dies die Arbeiter tun“, schrieb die BBC.
Dieses Beispiel ist wie ein Spiegelbild aus der Vergangenheit für die Herausforderungen, mit denen Anwender von Enterprise Resource Planning (ERP) heute konfrontiert sind. ERP-Systeme sind komplexe Softwaresysteme, die ihre Wurzeln in der Fertigung haben und in fast jedem großen Unternehmen zu finden sind. Viele Unternehmen führten sie in den 1990er- und 2000er-Jahren ein, um einen besseren Einblick in ihre Geschäftsabläufe zu erhalten und so ihre Effizienz zu steigern. Doch jetzt bremsen ihre alten Implementierungen den Wechsel zu „Digital-first“-Geschäftsstrategien, die neun von zehn Unternehmen laut eigenen Angaben einführen wollen oder bereits eingeführt haben.
Vom Prozess zum Fortschritt
Bei ERP geht es um Prozesseffizienz, nicht um eine geschäftliche Transformation. In einem Umfeld, in dem Veränderungen aufgrund von Globalisierung, Regulierung, sich verändernden Kundenpräferenzen, Technologie und anderen Faktoren schneller denn je erfolgen, werden Unternehmen durch unflexible veraltete Systeme und technische Schulden daran gehindert, ihr Potenzial voll auszuschöpfen.
Nehmen wir die „As-a-Service“-Bereitstellung als Beispiel. Der Trend zu „as a Service“ begann im Softwarebereich und hat sich mittlerweile auf fast alle Wirtschaftssektoren, einschließlich Fahrzeuge, Industrieanlagen und Geräte, ausgeweitet. Laut der IDC wird der Markt für gemeinsam genutzte Cloud-as-a-Service-Lösungen voraussichtlich 21 % pro Jahr wachsen und bis 2025 ein Volumen von mehr als 800 Mrd. US-Dollar erreichen.
Die Umstellung auf ein Abonnementmodell wirkt sich auf fast alle Bereiche eines Unternehmens aus, unter anderem auf die Buchhaltung, die Bestandsverwaltung, die Vertriebsbeziehungen und die Vergütung des Vertriebspersonals. Viele alte ERP-Systeme sind dem einfach nicht gewachsen. Eine starre, maßgeschneiderte Architektur kann plötzlich entstehende neue Umsatzquellen, Kostenrechnungsverfahren und Rechtsträger nicht integrieren.
Auch die Compliance stellt eine Herausforderung dar. Manche Unternehmen unterliegen auf lokaler, regionaler und nationaler Ebene hunderten Vorschriften, die sich ständig ändern. Die US-Börsenaufsichtsbehörde arbeitet derzeit etwa neue Vorschriften aus, gemäß denen Unternehmen Daten zu Themen wie Compliance-Schulungen, Verbesserung der Mitarbeiterdiversität, nachhaltige Beschaffung und Emissionsreduzierung bereitstellen werden müssen. Viele dieser Daten wurden bisher noch nie erfasst und ältere On-Premises-ERP-Systeme müssen bei jeder Einführung einer neuen Vorschrift einem Upgrade unterzogen und getestet werden.
„Alte starre Systeme und technische Schulden halten Unternehmen zurück“, meint Ernesto Boada, Interim-CIO von Workday. „Mit diesen Systemen ist es für die IT unmöglich, die Daten zu erfassen, die das Unternehmen für Entscheidungen benötigt.“
Die Kosten der Untätigkeit
Unflexible Anwendungen und begrenzte IT-Ressourcen verhindern eine schnelle Entscheidungsfindung und verzögern Implementierungen. Dennoch halten viele Führungskräfte die ERP-Modernisierung für ein komplexes und teures Unterfangen, das sich nicht auszahlt. So wie die Fabrikeigentümer zu Beginn des 20. Jahrhunderts können sie nicht über die Grenzen ihrer derzeitigen Prozesse und Infrastruktur hinausblicken, um das ungenutzte Potenzial zu erkennen, das Veränderungen freisetzen könnten.
„Das ERP-System wird von vielen als Rückgrat eines Unternehmens angesehen, und die Optimierung einer so zentralen Komponente ist eine kostspielige und komplexe Angelegenheit“, meint Bo Lykkegaard, Associate VP, European Software Research bei IDC. „Da jedoch dringend bessere Geschäftseinblicke, mehr geschäftliche Agilität und eine höhere Mitarbeiterproduktivität benötigt werden, modernisieren Unternehmen aller Größenordnungen ihre ERP-Systeme.“
Bei der ERP-Modernisierung geht es jedoch nicht nur darum, alte Herangehensweisen durch eine „neue“ Technologie zu ergänzen. Bahnbrechende Innovationen entstehen, wenn Unternehmen Technologien so einsetzen, dass sie etwas völlig Neues ermöglichen. Mit künstlicher Intelligenz kann ein ERP-System Aufgaben automatisieren, die früher von Menschen verrichtet werden mussten, und so stark manuell geprägte Aufgaben wie die Buchhaltung und die Finanzanalyse in Rollen mit strategischem Fokus verwandeln. Mitarbeitende müssen sich dann nicht mehr mit Papierkram herumschlagen, sondern können sich Aufgaben mit höherem Mehrwert widmen, wie zum Beispiel dem Aufbau von neuen Kompetenzen und der Steigerung der Kundenzufriedenheit.
„Der Erfolg stellt sich ein, wenn Unternehmen Technologien und Geschäftsprozesse zusammenführen, um Innovationen zu schaffen, und nicht einen rein kostenorientierten Ansatz für die ERP-Modernisierung verfolgen“, erklärt Boada.
Informationen sind das A und O
Die Unternehmen, die heute die größten Erfolge erzielen, bauen auf Informationen auf. 1975 machten immaterielle Vermögenswerte wie geistiges Eigentum etwa 17 % des Werts eines durchschnittlichen Unternehmens aus. Heute sind es 90 %. Moderne, cloudbasierte ERP-Systeme unterstützen die digitale Transformation, indem sie Informationen in einem kollaborativen und vernetzten System, das schnell auf Veränderungen reagieren kann, sofort allen Personen zur Verfügung stellen, die sie benötigen.
Für die Planung und Entscheidungsfindung können also statt geplanter Szenarien auf Grundlage von Daten-Batches unternehmensweite, kontinuierliche Echtzeit-Prognosen herangezogen werden, die Finanz-, Betriebs- und Personaldaten sowie externe Daten berücksichtigen. Regelmäßige Berichte über die Schulung, Entwicklung und Leistung der Mitarbeitenden können durch eine kontinuierliche Analyse des Engagements und Wohlergehens der Mitarbeitenden ersetzt werden. 85 % der Führungskräfte betrachten dies nun als entscheidend für ein optimales Kundenerlebnis.
Moderne ERP-Systeme erhöhen die Flexibilität eines Unternehmens, da sie Prozessautomatisierung, Frameworks und Unterstützung für das Änderungsmanagement bereitstellen. Unternehmen können sich dadurch nicht nur besser an Veränderungen anpassen, sondern in einem von Fachkräftemangel geprägten Arbeitsmarkt auch Talente erfolgreicher anwerben. Sie können sich besser auf die Kunden konzentrieren, da ihre Mitarbeitenden nicht mehr ständig administrative Routineaufgaben erledigen müssen, die die Arbeitsmoral beeinträchtigen. Gleichzeitig können sie die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeitenden durch integrierte Umfragen ständig im Auge behalten.
Ein modernes System hilft, Back-End-Geschäftsprozesse zu straffen, das Angebot auf die Nachfrage abzustimmen und allen Personen Zugriff auf wichtige Daten zu gewähren, die diesen benötigen. Es kann mit branchenspezifischen Systemen verknüpft werden, damit ein Unternehmen ein kompletteres Bild von seinem Geschäft erhält. Mit Low-Code- bzw. No-Code-Tools können Kunden auf bestehenden Funktionen aufbauen oder neue Funktionen erstellen, wenn sich die Bedingungen ändern. Kernanwendungen müssen dafür nicht modifiziert werden und bleiben verfügbar. Individuelle Anpassungen setzen Innovationen frei, ohne dass Unternehmen an einen bestimmten Anbieter oder eine bestimmte Softwareversion gebunden sind.
Die Cloud als Katalysator des Wandels
Weniger als die Hälfte (41 %) der ERP-, CRM- und sonstigen Geschäftsbereichsanwendungen befinden sich heute in der Cloud. Der Ausstieg aus On-Premises-Umgebungen wird sich jedoch voraussichtlich beschleunigen, denn weitere 36 % planen, diese geschäftskritischen Anwendungen innerhalb der nächsten drei Jahre in die Cloud zu migrieren. Für den erfolgreichen Umstieg auf ein modernes ERP-System müssen CIOs und Unternehmensleiter an einem Strang ziehen und den Migrationsprozess auf die gewünschten Geschäftsergebnisse abstimmen. Dazu sollten IT-Verantwortliche Plattformen auswählen, die eine schnelle Bereitstellung von Geschäftsfunktionen auf Grundlage zuverlässiger, sicherer Daten ermöglichen, die häufige Änderungen unterstützen.
„Wenn CIOs und andere Führungskräfte bei der ERP-Modernisierung zusammenarbeiten, können sie es schaffen, sich nicht mehr auf den Ist-Zustand, sondern auf den Soll-Zustand zu fokussieren“, meint Boada.
Es ist an der Zeit, die Dampfmaschinen auszumustern und die Tools, die Unternehmen nutzen, in den Vordergrund zu stellen. Warten Sie nicht 50 Jahre damit!
Im nächsten Artikel dieser Serie werden wir darauf eingehen, wie der Umstieg auf eine moderne ERP-Umgebung aussehen kann.
Weitere Einblicke, Strategien und Best Practices für IT-Führungskräfte finden Sie unter den Einblicken für CIOs von Workday.